KSeF Guard: do kiedy dosłać fakturę
Liczy termin dosłania faktur spoza KSeF i składa dowód PDF. Dane zostają w Twojej przeglądarce.
- Rodzaj
- Nasz projekt własny
- Dla kogo
- Firmy i ich księgowi, gdy faktura powstaje poza KSeF
- Rok powstania
- 2026
- Podobny projekt
- Aplikacja lub system: od 15 000 zł. Cennik i kontakt studia
W skrócie
Każda faktura wystawiona poza KSeF dostaje werdykt: termin dosłania zachowany albo przekroczony.
Awaria KSeF zmienia termin, a czasem go znosi
Za spóźnienie grozi kara do 100% podatku z faktury. Przepis ma wejść w życie 1.01.2027, a rządowy projekt (druk nr 3245) przesuwa go na 1.01.2028 (projekt jeszcze nieuchwalony).
Cztery tryby spoza KSeF
| Tryb | Podstawa prawna |
|---|---|
| offline24 | art. 106nda ust. 2 |
| Niedostępność ogłoszona | art. 106nh ust. 2 |
| Awaria ogłoszona | art. 106nf ust. 4 |
| Awaria całkowita | art. 106ng: nie ma obowiązku dosłania |
Awaria całkowita ogłoszona, zanim zdążysz dosłać fakturę, znosi obowiązek dosłania.
Od importu faktury do dowodu PDF
Import faktur
Plik FA(3) XML lub CSV (do 2 MB) albo faktura wpisana ręcznie.
Liczenie terminów
Oś pokazuje 28 dni z liczbą terminów w każdym dniu.
Dowód PDF
Łańcuch dowodowy faktury i werdykt, czy termin zachowano.
KSeF Guard nie zastępuje UPO ani oficjalnych narzędzi Ministerstwa Finansów.
Rejestr, który nie wychodzi z przeglądarki
- 0
- zapytań z danymi faktur wysyła sama aplikacja; wyjątek to odnośnik KOD I, który klikasz Ty
- na żywo
- status KSeF z Latarni MF; gdy milczy, jest nieznany, nigdy przykładowy
Bez konta, logowania i kopii w chmurze. Narzędzie jest bezpłatne, bez karty i bez limitu faktur.
Dla inżynierów: stos technologiczny
| Warstwa | Wybór | Co to daje |
|---|---|---|
| Framework | Next.js (App Router) | Terminy liczą się u Ciebie, więc rejestr działa też przy słabym łączu. |
| Dane | Dexie (IndexedDB) | Faktury i kontrahenci zostają na urządzeniu, bez konta i chmury. |
| Kopia zapasowa | File System Access API | W Chrome i Edge po każdej zmianie kopia zapisuje się do wskazanego folderu; w innych przeglądarkach pobierasz plik. |
| Status KSeF | API Latarni MF przez proxy | Gdy API milczy, aplikacja pokazuje status jako nieznany, a terminy liczy dalej z lokalnego archiwum komunikatów. |
Przepisy, źródła i pełny opis
Terminy i kary: przepisy i źródła
KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych (Ministerstwo Finansów, gov.pl (otwiera się w nowej karcie)). Gdy system ma awarię albo fakturę wystawiasz w trybie offline24, dokument zwykle musi trafić do KSeF w ustawowym terminie. Za spóźnienie grozi kara pieniężna do 100% podatku z faktury (art. 106ni ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT). Według obecnej ustawy ten przepis wchodzi w życie 1 stycznia 2027 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203 (otwiera się w nowej karcie) art. 2 pkt 5 lit. b). Rządowy projekt, który trafił do Sejmu 20 października 2026 r. (druk nr 3245 (otwiera się w nowej karcie)), przesuwa ten termin na 1 stycznia 2028 r. Sejm go jeszcze nie uchwalił; aktualny stan prac pokazuje strona druku.
Cztery tryby i oś terminów
Liczy termin dosłania we wszystkich czterech trybach spoza KSeF: offline24 (art. 106nda ust. 2), niedostępność (art. 106nh ust. 2), awaria (art. 106nf ust. 4) i awaria całkowita, w której obowiązku dosłania nie ma wcale (art. 106ng). Oś terminów pokazuje 28 dni z liczbą terminów w każdym dniu i oknami awarii i przerw z komunikatów MF.
Import faktur
Wczytujesz plik FA(3) XML albo CSV (limit 2 MB) albo dodajesz fakturę ręcznie, w kolejności z ustawy: tryb, daty, faktura. Faktury w rejestrze możesz dodać sam, nic nie jest wysyłane do KSeF.
Dowód PDF
Otwarta faktura pokazuje łańcuch dowodowy: wystawienie, komunikat MF (poza trybem offline24), termin ustawowy i dosłanie. Jednym kliknięciem generujesz PDF z podstawą prawną i werdyktem, czy termin zachowano. Dokument powstaje w całości w przeglądarce.
Kalkulator i awaria całkowita
Termin policzysz też, zanim wpiszesz fakturę: kalkulator na stronie aplikacji używa tego samego silnika co rejestr, a odnośnik „Zapisz tę fakturę w rejestrze” przenosi tryb i datę do formularza. Awaria całkowita ogłoszona, zanim zdążysz dosłać fakturę, znosi ten obowiązek. Rejestr powołuje wtedy podstawę właściwą dla trybu faktury: art. 106nha pkt 2, art. 106nh ust. 3 pkt 2 albo art. 106nf ust. 7. KSeF Guard nie zastępuje UPO ani oficjalnych narzędzi Ministerstwa Finansów: porządkuje obowiązki, których pilnowanie ustawa zostawia po Twojej stronie.
Dane i ruch sieciowy
0 zapytań sieciowych z danymi faktur wysyła sama aplikacja: rejestr żyje w pamięci Twojej przeglądarki. Status KSeF idzie prosto z Latarni Ministerstwa Finansów. Gdy Latarnia nie odpowiada, aplikacja pokazuje status jako nieznany, nigdy jako przykładowy. Jedyny ruch sieciowy, który aplikacja wysyła sama, to publiczny status KSeF z Latarni. Wyjątek zależy od Ciebie. Gdy klikniesz odnośnik KOD I do serwisu Ministerstwa Finansów, Twoja przeglądarka wysyła tam NIP sprzedawcy, datę wystawienia i skrót pliku faktury. Nie ma konta, logowania ani kopii w chmurze. Narzędzie jest bezpłatne, bez karty i bez limitu faktur.